FAMILIA ISO 55000 GESTIÓN DE ACTIVOS. UN ANÁLISIS CRÍTICO

Estructura de los requsitos de ISO 55001 acorde con lo establecido en el anexo SL de la ISO.

Por Luis Felipe Sexto - @lsexto

La propuesta de la familia ISO 55000 (compuesta por ISO 55000, ISO 55001, ISO 55002), surgió del trabajo de un nuevo Comité de Proyecto (ISO/PC 251) en la Organización Internacional de Normalización (ISO). Meses posteriores a la publicación, en 2014, de la familia ISO 55000, dicho comité de proyecto se convirtió en un comité técnico (ISO/TC 251) compuesto por 29 países participantes y 13 países observadores. 

Históricamente, los diferentes procesos y áreas en la empresa interpretan y trabajan la gestión de activos desde su perspectiva y normas particulares. Incluso, interpretan el concepto de “activo” de modo diferente. ¿Será posible que con la ISO 55001 se logre armonizar esta situación?

Desde el 2014 se han publicado tres normas de la familia ISO 55000 y no hay aún evidencia pública de un plan de trabajo en el sitio del  ISO/TC 251 que prevea nuevas normas a desarrollar. Solamente la revisión de la ISO 55002 (la segunda edición salió a luz en noviembre de 2018). El ISO/TC 251 demostró una gran habilidad para publicar las tres normas iniciales que hoy conforman la familia ISO 55000, pero no la ha manifestado para crear y llevar adelante un programa de trabajo de nuevas normas. Sin embargo, es evidente la necesidad de desarrollar las normas que puedan ayudar a implementar la gestión de activos en todas las áreas y procesos de la empresa. Tal situación de ausencia de estándares complementarios favorece la ambiguedad y múltiples interpretaciones posibles acerca de cómo desarrollar un sistema de gestión de activos en la organización y lograr la conformidad con ISO 55001. 

Sin embargo, ¿será totalmente cierto que no hay estándares consolidados acerca de lo que hoy se asocia a la gestión de activos? En IEC existe el TC 56 Dependability, que con sus más de 60 normas abarca de manera trasversal muchos de los temas que la gestión de activos de los últimos años intenta asociarse. Sin embargo, la poca conocida pero bien desarrollada etiqueta de 'Dependability Management' ya nos había regalado estándares internacionales (muchos de ellos con décadas de desarrollo) relacionado con LCC, fiabilidad, técnicas de análisis de riesgo, mantenibilidad, soporte logístico, gestión de repuestos, trabajo con softwares, durabilidad, gestión del ciclo de vida, obsolescencia, seguridad y también como relacionar las finanzas de la empresa con las funciones técnicas y hasta una guía de como aplicar un sistema de gestión de activos siguendo la ISO 55001 (IEC TS 62775:2016), entre muchas otras 'viejas sorpresas'. Consultar el catálogo de normas intwernacionales acerca de Dependability Management. 

La norma internacional ISO 55001, certificable, se enmarca en la nueva proyección de la ISO con la puesta en vigor del denominado Anexo SL, tal como se describe en la figura . El objetivo de la aplicación del Anexo SL es la alineación de todas las normas de sistemas de gestión en la medida en que contengan títulos cláusulas, secuencia de cláusulas, definiciones y la mayor cantidad de texto idéntico como sea posible. La misma estructura de la figura, se evidencia en el resto de las normas de sistemas de gestión de la ISO.

El nuevo texto para normas de sistemas de gestión reconoce el uso del amplio concepto de riesgo y la necesidad de entender el riesgo en el contexto del sistema de gestión. También insiste en ver la acción correctiva como un concepto más amplio que simplemente la prevención de un incidente vuelva a ocurrir. ISO 55001 se orienta por ello positivamente en esa dirección. ISO 55001: 2014, Es la única norma internacional con requisitos certificables relacionados con la Gestión deActivos empresariales. Aunque de los reportes de la ISO del 2014, 2015, 2016, 2017 (ISO Survey) no se reconoce (no se incluye) a ninguna empresa certificada con reconocimiento internacional todavía.

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EL VALOR ¿A QUÉ SE REFIERE CONCRETAMENTE?

En ISO 55000 se define al activo como todo aquello que tenga valor real o potencial para la organización. ¿Que sería “tener valor real o potencial”? ¿Cuando se habla de “valor” en ISO 55000 a que se refiere concretamente? 

El valor, según ISO 55000, puede ser tangible o intangible, financiero y no financiero. Argumentta que será necesario definir el valor de acuerdo a los objetivos de la organización y con el concurso de las partes interesadas en las empresa. La idea podría redondearse y hacerla más sistemática integrando otras normas existentes acerca del tema como sugerido en el Anexo A de ISO 55000.

Por ejemplo, de acuerdo con la definición dada en la Norma Europea EN 1325-1, el valor queda como “la relación entre la satisfacción de necesidades y los recursos usados para tal propósito”. Aclara que el valor es relativo y puede ser visto en modo diferente por distintas partes interesadas y en distintas situaciones. Para poder entender que es valor, su gestión y como viene creado desde los activos sugiero al lector consultar la Norma Europea EN 12973,Value Management.

EL RIESGO ¿SE ALINEA O NO CON LA ISO 31000?

En la claúsula 6 (Planificación) de ISO 55001 se hace extensa referencia a la gestión de riesgos. La subclausula 6.1 enunciada como “Acciones para hacer frente a riesgos y oportunidades para el sistema de gestión de activos” presenta una inconsistencia de términos. Debería aparecer solo el término riesgo. Dicha inconsistencia esta determinada por la propia definición de “riesgo” dada en ISO 55000 (término 3.1.21), que afirma se alinea a lo establecido en la ISO 31000: Riesgo es “efecto de incertidumbre sobre los objetivos” y aclara que el riesgo puede ser positivo o negativo (de amenaza y de oportunidad). 

Por lo tanto en la subclausula 6.1 parecería que la palabra riesgo se refiere a una amenaza, lo cual es inconsistente con los términos y definiciones establecidos en ISO 55000 e ISO 31000. En 6.2.2 de ISO 55001 se aclara en una nota de referirse y consultar ISO 31000 para mayor guía sobre Gestión de Riesgos, se menciona además la ISO 31000 y la ISO Guía 73 en la bibliografía de la ISO 55001. Por tanto, resulta obligatorio mantener la coherencia y significado de los términos para evitar la distorsión.

LA POLÍTICA ¿ANTES O DESPUÉS DEL PLAN ESTRATÉGICO?

En la Cláusula 5.2 Política, de ISO 55002 se aclara que “la política de gestión de activos es un enunciado breve que establece los principios según los cuales la organización se propone aplicar la gestión de activos para lograr los objetivos de la organización”. La subcláusula 6.2.1.1 aclara que “los objetivos de gestión de activos se desprenden del Plan Estrátegico de Gestión de Activos (PEGA)” y por consiguiente la política de gestión de activos debe nacer luego de establecido el PEGA, pero...

Pero..., en ISO 55000 e ISO 55002, Anexo B (informativo) —Relación entre elementos claves de un sistema de gestión de activos—, se coloca a la política de gestión de activos, encima del Plan Estratégico (PEGA) y de los objetivos de gestión de activos. Esta desviación es heredada sin corrección de la especificación PAS 55, analizada en su momento. En la cláusula 6.2.1 de ISO 55001 se afirma “que los objetivos de gestión de activos deben ser consistentes con la política”. Pero en realidad, estaremos de acuerdo que los objetivos de gestión de activos deben ser consistentes con los objetivos de la organización y es justo la política de gestión de activos quien debe ser consistente con los objetivos que nacen del PEGA.

Una política puede ser creada justamente luego de establecer el PEGA y los objetivos de gestión de activos alineados con aquellos de la empresa. La política de gestión de activos es una derivación del PEGA y no lo contrario. Esta inconsistencia es heredada, y en su momento señalada por el autor, a la Especificación Publicamente Disponible 55 (PAS55), ya retirada y sin haber logrado en diez años su objetivo de llegar a ser norma británica, y que también aparece entre los 31 documentos declarados como bibliografía de ISO 55001. Sin embargo, pudo haber causado un mejor efecto en la contribución de la familia ISO 55000, la consulta de las normas británicas sobre terotecnología BS3843, también retiradas, pero al menos existieron como normas británicas pioneras de gestión de activos.

MANTENIMIENTO Y CONFIABILIDAD NO SE MENCIONAN ¿POR QUÉ SE INSISTE EN HACER CREER LO CONTRARIO? ¿QUIÉN SE OCUPA DE VERDAD DEL TEMA?

En ISO 55002, subcláusula 6.2.1.3 relacionada con lo que deben considerar los objetivos y en el aspecto d, se menciona la confiabilidad y entre paréntesis aclara (tiempo medio entre fallos). Esto representa una inconsistencia conceptual al confundir la confiabilidad con uno de las medidas para poderla calcular. Confiabilidad no es igual a tiempo medio entre fallos [R(t)≠MTBF].

Ante la ausencia de los criterios relacionados con mantenimiento y confiabilidad en la familia ISO 55000, el Comité Europeo de Normalización hizo coincidir en 2014 el lanzamiento de las normas de la familia ISO 55000 con la norma EN 16646. En particular, la EN 16646 se ocupa de establecer el rol del mantenimiento dentro de la empresa en relación con la gestión de activos físicos, y esto lo realiza buscando alinearse y dar sentido al rol del mantenimiento interpretando la familia de normas internacionales de requisitos para la gestión de activos ISO 55000.

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Aspecto digno de mención es el reconocimiento que se realiza en el Anexo A (informativo) de 24 áreas evidenciadas en la siguiente figura  y relacionadas con la gestión de activos que también están soportadas por normas internacionales, regionales o nacionales.

Áreas de gestión de activos cubiertas por normas y  reconocidas en ISO 55000.

Es preciso recordar que la mejor gestión de activos es aquella donde se logran los mejores resultados de desempeño en el cumplimiento de la estrategía y objetivos de la empresa. Por tanto, la conformidad con los requisitos del estándar ISO 55001 (requisitos del sistema de gestión de activos) puede representar un marco estructurado para desarrollar las actividades que lleven a resultados favorables en la gestión de activos pero no el único. 

Por otro lado, el hecho que la empresa sea conforme a los requisitos de la ISO 55001 no garantiza resultados directamente proporcionales, ni siquiera es posible afirmar que esta conformidad con requisitos es capaz de resolver los desafíos y problemas organizativos, estructurales y de dirección que pueden estar presentes y determinando un bajo desempeño en las empresas. Estos últimos aspectos  determinan resultados no deseados que ninguna conformidad con requisitos normalizados puede impedir.

Estamos de acuerdo que ninguna norma por si misma, ISO 55000 incluida, por completa y abarcadora que sea, puede cambiar la realidad y cultura de una empresa o de un país. 

Pero aquellas empresas que no han podido, no logren o no quieran modificar su cultura, estructura y conceptos de dirección por aquellos necesarios y adecuados a las exigencias de hoy pues se tendrán que conformar con el maquillaje que podrá ofrecer unicamente la cortina que representa un documento de certificación cuando es finta que no se respalda con resultados y competitividad. 

CONCLUSIONES

Los siguientes aspectos caracterizan los resultados de la introducción al análisis de la familia ISO 55000:

1. La familia ISO 55000, con la ISO 55001, representa un avance normativo internacional en el tema de la aplicación del enfoque sistémico en el tema de gestión de activos empresariales (para activos empresariales, fijos e intangibles).

2. En la familia ISO 55000 no se hace referencia explícita y directa al mantenimiento y la confiabilidad operacional, tal ausencia de criterio en la norma internacional ha contribuido a crear la confusión a causa que se ha intentado introducir la idea de la norma desde las áreas de mantenimiento en las empresas. Por ello muchos han creído erróneamente que se trata de un cambio de etiqueta y que gestión de activos es gestión de mantenimiento...

3. Las normas de la familia ISO 55000 no aportan claridad (porque no es su propósito) acerca de cuál es la influencia o cómo desarrollar el mantenimiento y la confiabilidad durante las diferentes fases del ciclo de vida de los activos para poder contribuir a la gestión de activos físicos, o viceversa ¿cómo un sistema de gestión de activos físicos puede determinar a la gestión del mantenimiento y confiabilidad de activos físicos.

4. La norma europea EN 16646, no certificable, relaciona Mantenimiento y Gestión de Activos Físicos aportando recomendaciones y guía para interpretar desde el mantenimiento los requisitos de Gestión de Activos de la familia ISO 55000, basándose en los presupuestos de trece normas de referencia sobre el tema.

5. La familia ISO 55000 presenta algunos aspectos que, en opinión del autor, pueden ser enmendados para dotar la norma de mayor coherencia y consistencia conceptual. 

6. Se necesita un plan amplio de normas complementarias y coherentes con ISO 55001 que respondan por ejemplo a: ¿cómo alinear las finanzas y cada una de las otras áreas o procesos empresariales? ¿cómo evaluar el ciclo de vida desde el Asset Management? ¿Cuáles serían los indicadores claves de Gestión de Activos y cómo calcularlos e integrarlos? ¿Cómo integrar ISO 55001 al Sistema Integrado de Gestión existente en las organizaciones? ¿cuáles serían las competencias y roles necesarios? NO resulta suficiente modificar la ISO 55002. Es evidente que el ISO/TC 251 debe proponer un programa de trabajo que desarrolle normas que puedan apuntalar y consolidar a la ISO 55001 de requisitos. Pero la gestión de activos debe encontrar su área de normalización propia, y no puede apropiarse de las normas de Dependability Management existentes para decir que pertenecen al Asset Management. 

7. Parte del desafío de la ISO 55000 se relaciona con la implementación de los requisitos para el sistema de gestión de activos. Se trata del logro efectivo del enfoque sistémico y la integración y colaboración entre los diferentes procesos y áreas que forman la empresa. Sin embargo, el enfoque sistémico, además de principio, ha sido desde siempre propósito de la ISO 9001 y aunque ampliamente extendida no se puede decir que donde esta presente se haya logrado en la mayoría de los casos el enfoque de sistema. Lo anterior debería considerarse como una 'lección aprendida' para la ISO 55001.

8. Otra parte del desafío de la familia ISO 55000 consiste en lograr el reconocimiento del público y en poder encontrar un lugar y personalidad propia entre el resto de los estándares internacionales de requisitos de sistemas de gestión como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22301 y otros de pujante aceptación y reconocimiento en las empresas de todo el mundo. ▲

Por Luis Felipe Sexto - @lsexto 

REFERENCIAS

1. ISO 55000, Asset management — Overview, principles and terminology. 
2. ISO 55001, Asset management — Management systems — Requirements.
3. ISO 55002, Asset management — Management systems — Guidelines for the application of ISO 55001.
4. 4. EN 16646, Maintenance - Maintenance within physical asset management
5. 5. EN 13306, Maintenance - Maintenance terminology
6. 6. EN 12973, Value Management.
7. 7. EN 1325-1, Value management, value analysis, functional analysis vocabulary. Part 1: Value analysis and functional analysis.
8. 8. BS 3843-1:1992 -Guide to terotechnology (the economic management of assets). Introduction to terotechnology (Status: Withdrawn).
9. 9. BS 3843-2:1992. Guide to terotechnology (the economic management of assets). Introduction to the techniques and applications (Status: Withdrawn).
10. 10. BS 3843-3:1992. Guide to terotechnology (the economic management of assets). Guide to the available techniques (Status: Withdrawn).

Palabras claves:Mantenimiento, Gestión de Activos, Gestión de Activos Físicos, Gestión de Mantenimiento, EN 16646, ISO 55000, ISO 55001, European Committee for Standardization, CEN, Maintenance Management, Asset Management, physical asset management.

Una versión anterior de este artículo se publicó con el título: ISO 55000: ¿ALTERNATIVA O PARADIGMA? ‎Publicado en la revista digital "Mantenimiento en Latinoamérica" Volumen 7, No. 6, pp 6-12, Noviembre-Diciembre 2015. ISSN 2357 6340‎

También puede encontrar una versión en el Portal Radical Management