La estandarización de “La Gestión del Mantenimiento dentro de la Gestión de los Activos Físicos en el proceso de Gestión de Activos de una empresa”

(NORMA ISO 55000: 2014, PAS 55-2008 y DRAFT NORMA EN-16646)

Por Raúl Jiménez D’Aquino                        (Descarga en pdf)

Al entrar en vigencia en enero de 2014 la tan esperada norma de gestión de activos ISO 55000 “Asset Management”, que de manera genérica considera a todos los activos (5) de cualquier de organización: “recursos humanos, financieros, informáticos, intangibles y físicos”, ha permitido de manera temporal conformar un doble marco normalizador junto con las BSI PAS 55-2004/2008 “Asset Management” especificas para los activos físicos fijos (plantas) y activos físicos móviles (flotas), aplicables a todo tipo y tamaño de empresa. Paralelamente durante todo el año 2013 mientras se tramitaba la norma ISO 55000 “AM”, se presento para su aprobación el anteproyecto “Draft Önorm EN 16646 M-M” de la norma europea EN 16646 “Maintenance-Maintenance within physical asset management", la primera norma dedicada en forma exclusiva a la “función mantenimiento” y que tiene la particularidad única de que trabaja en ello de manera directa con la norma ISO 55000 e indirecta con las PAS 55, lo que no debe de extrañar puesto que las tres fueron concebidas sobre el circulo de la calidad total.

La trascendental importancia de lo anteriormente expuesto radica en que por primera vez el mantenimiento está enmarcado por Normas y PAS reconocidas internacionalmente, aparecidas recién en los últimos 20 años del siglo de la tecnología (ISO 9000,versión 1994 a la ISO 55000-2014), que estandarizan “él como” de sus diferentes procedimientos, aplicando de manera real “el conocido mejoramiento continuo” en la búsqueda permanentemente de una ejecución de excelencia para tan importante función. Considerando el carácter de no obligatoriedad propio de las Normas y de las PAS y el hecho cierto de que la certificación del mantenimiento contra una norma no es el fin sino que es un medio y que extrañamente aun no es exigida por los inversores nacionales e internacionales, las empresas modernas que buscan un mantenimiento de “clase mundial” para sus activos físicos, deberían aplicarlas y utilizarlas voluntariamente, tomándolas como su primer y más importante “benchmark”, ya que son instrumentos reales que por su condición de voluntarios pueden ser adaptados (en ningún caso modificados, ya que se atentaría en contra la razón de ser de toda norma o especificación), de acuerdo con su particular realidad , el modelo que se propone es de bajo costo y fácil de implementar lo que se traducirá no solo en mayores utilidades sino que en una notable disminución de las pérdidas para la empresa y en adición es un relevante “plus” frente a la globalizada competencia. Lo que suspendió su difusión temporalmente, fue el demoledor, intempestivo y paralizador anuncio publicado en las principales tribunas de opinión, en el sentido de que por no haber cumplido con los requerimientos que se exigían para su aprobación, el próximo 15 de enero del 2015 se retiraran definitivamente las PAS 55-2008 “Asset Management”. Sin embargo como en todo orden de cosas se deben reconocer los aspectos positivos y negativos de estas PAS y rescatar todo aquello que agregue valor a los activos físicos de las empresas , lo único cierto y que no cambia de manera alguna es que las PAS se van tal como llegaron y cada mantenedor en su búsqueda permanente de una solución rápida, de bajo costo y efectiva para apalancar en ella su gestión de mantenimiento, es libre y soberano de intentarlo de la manera que más le parezca factible y con los medios que estime necesario, en lo personal y como corresponde luego de que fueran aquietadas parcialmente las aguas, continuare con mi proyecto y en la medida de cómo se desarrolle iré informando tanto de los resultados buenos y como de los malos, por este mismo medio a toda la comunidad del mantenimiento que se interese en dicho modelo-experimental.

Las principales razones que me han impulsado para redactar este artículo son, una de carácter ético, ya que en mi condición de “apóstol” en su momento de dichas especificaciones, las aplique parcialmente en importantes empresas en unidades pilotos obteniendo enormes resultados ya que por casi 7 años, fueron lo único serio y congruente con que se contaba como para armar un marco regulador concreto y realista, que dicho sea de paso sirvió de base para auditar la gestión del mantenimiento en los 7 roles en que se trabaja con dichas especificaciones, facilitando además el proceso metodológico de la planificación y la evaluación dos de los 4 pilares del internacional y re-comprobado circulo de la calidad, es necesario aclarar que una gran mayoría de empresas apenas las PAS fueron difundidas no las aceptó de la manera esperada, ya que estas PAS dejaron de inmediato en evidencia el estado real en que se encontraba en la práctica el mantenimiento a nivel mundial, en más de un siglo de existencia reconocida como tal, lo que estimo influyó de manera determinante para que las PAS no cumplieran entre otras variables, con los requisitos que se le exigían para ser aceptadas oficialmente, lo anterior debido a que en la práctica aparte de requerir tiempos exigen conocimientos y manejo de todas las “mejores prácticas” disponibles en la actualidad, en mi caso personal puesto que de buena fe las consideraba y sigo considerando importantes ya que en mi particular opinión su mayor mérito fue haber ayudado a “poner orden en el taller”, como por ejemplo ya nadie pondrá en duda que una vez entregado el plan estratégico operacional de la empresa por la alta gerencia, el líder del mantenimiento recién debe de planificar a partir de lo que en ese plan se le dispone realice para el logro de los objetivos estratégicos de la empresa, que no son ni pueden ser los mismos objetivos estratégicos del mantenimiento de los activos físicos de la empresa, ya que si así se entendiese, alguien estaría sobrando y eso sería una aberración puesto que siempre estarán faltando personas competentes en toda organización. Además dicte charlas, impartí cursos de capacitación a nivel de post grado ,publique artículos y UP-DATE en revistas tecnológicas, compartí mesas redondas y lo que es más importante de todo aquello, es que como académico del mantenimiento las incorpore en las anquilosadas mallas de las carreras afines al tema, en las facultades de ingeniería de dos universidades de mi país, extremas geográficamente hablando, una ubicada en el corazón mundial de la minería del cobre (pampa desértica) y la otra en el corazón nacional del petróleo, gas y carbón (pampa austral) , su aceptación partió desde el punto de vista en que por vez primera en un siglo de grandes e interminables estudios y modelaciones aparecía por fin un marco real y lógico, que en este caso tiene 7 roles y que tienen el gran merito de que consideran de manera secuencial todo aquello que con estas PAS o con otras Normas debe gestionar el mantenimiento de los activos físicos, es así como se pudo diseñar y aplicar de manera práctica metodologías para el diseño de la planificación (algo muy distinto a la programación) en sus tres niveles, procedimientos de análisis metalúrgico y tribològico de fallas ,esquemas estructurados de auditorías y la aplicación real de los KPI y OEE en las evaluaciones, podrán aparecer otras PAS o Nuevas normas con 5 o con 10 roles, pero más de un 50% de ellos serán coincidentes con los 7 primeros y ese fue el objetivo, darle una orientación preliminar realista y comprobable a los futuros profesionales del mantenimiento, el orden final en que queden luego de otros largos años de nuevos estudios será lo de menos ya que ese ordenamiento deberá seguir invariablemente el ritmo del círculo de la calidad y mis alumnos algunos ya profesionales egresados y trabajando en mantenimiento, tendrán una base como para reubicar los roles principales. ¿Cómo y con que se llenará el vacio que dejaran las PAS55 una vez retiradas de circulación? Imagino que sus detractores a quienes respeto su opinión en todo lo que ellas valen, ya tendrán, algo para cubrir ese tremendo vacio que se producirá entre la norma ISO 55000 y la línea, no quiero suponer siquiera que ese espacio se cubrirá con elementos imprecisos y vagos, que provocaran la pulverización definitiva de la función mantenimiento. La otra razón es de carácter técnico, más bien es la expresión de un sentido pensamiento, puesto que de verdad soy un convencido de que en la parte tecnológica , (I y D), que es nuestro mar, océano, lago o laguna en el que tratamos de mantenernos a flote sin ahogarnos cada día laboral, debe de existir un grupo de preclaros e ilustrados mantenedores como de hecho los hay y uno de ellos representando brillantemente bien a americana del sur(por más de 40 años), hijo de aquel hermoso país de los carnavales coloridos y del ritmo embriagador, que se aboquen a los estudios científicos y modelajes matemáticos en que afirmar tal o cual procedimiento en la búsqueda permanente de la manera como cumplir de la mejor forma posible la misión del mantenimiento, pero no es menos cierto que son muchos, muchísimos más los mantenedores del “turno de la noche”, desde la ribera sur del Rio Grande hasta el Polo Sur, que reciben un equipo o concurren donde él, sin las herramientas adecuadas , sin sus conocimientos actualizados, sin planes de mantenimiento ,solo reaccionando, sin siquiera muchas veces contar con los manuales de servicio de los distintos fabricantes y prácticamente a todos ellos se les exige desde el área de operaciones que dicho activo debe de estar operacional para el cambio de turno o sea en el mejor de los casos solucionar en no más de 7/8 horas, fallas que en ese cortísimo plazo de tiempo resulta imposible detectarles sus causas-raíces ,las que mucho tiempo antes ya habían empezado a avisarle tanto al operador como a los inspectores de mantenimiento que venían, cual avalancha destructiva y nadie las vio o interpreto, porque si lo que se pretende es que para ahorrar tiempo, solo se cambie lo malo por nuevo, el pañol de repuestos y partes crecerá exponencialmente catapultando los costos y los mantenedores se convertirán en solo intercambiadores de partes y repuestos, ya que por ahora mas con ingenio que conocimientos y con la experiencia de los llamados cariñosamente “viejos” el activo sale de nuevo a la línea de producción, para volver de nuevo en un corto tiempo por el mismo motivo al área de mantenimiento, situación negativa que nos ha desprestigiado y desmotivado por años , es a ese gran e importante grupo de mantenedores, profesionales universitarios jóvenes llenos de ilusiones quienes junto a los mantenedores egresados de la “universidad de la vida”, con varios años de post grados de taller, llenos de frustraciones, desmotivados y cansados de escuchar la última moda del mes, a quienes va dirigido este trabajo, son ellos los que necesitan urgentemente procedimientos prácticos ,confiables y sencillos para realizar de la mejor manera posible su trabajo dentro de el gran marco regulador de sus respectivos niveles, cuando la vida me hizo integrar hace ya algunos años ese importantísimo grupo, que es nada menos que la base de la pirámide, los que ejecutan en la práctica con sus manos bajo la mirada atenta de jóvenes supervisores (la mayoría de los cuales recién están conociendo en esa etapa de su formación que es el mantenimiento y como se mantiene),distintos modelos y procedimientos, los que pasada la euforia colectiva inicial se remplazan por otros más mágicos aun que los desplazados, los cuales tampoco se terminan para su evaluación real, ya que muchos de ellos son la resultante de brillantes estudios y experimentaciones realizadas lejos, muy lejos de las faenas mismas. En esa oportunidad fue que me propuse que el norte de mi vida profesional seria hacer todo lo posible, aportando el tiempo que fuera necesario, para hacer más grata la vida y el trabajo de los peyorativamente llamados “bomberos” y eso tan solo, porque concurren a apagar “los incendio” que normalmente se inician en otros niveles o aéreas de la pirámide.

La metodología M-IPE® que se propone tiene su fundamento en un concepto que no acepta discusión, puesto que todo lo que se desea realizar en la vida requiere de estar protegido por el manto místico y legal de una reglamentación, legislación o estandarización vigente, mayoritariamente aceptada que conforma su “marco regulador”. Hace un siglo que se inicio la I GUERRA MUNDIAL la que obligo a mantener por primera vez el aparataje bélico de esa época romántica y caballeresca aun, que cambio el caballo por los motores, punto de inflexión que marca un antes y un después, sin embargo en este mismo siglo no aparece aun la ciencia, la escuela ,la filosofía, la tendencia de cómo se debe realizar el mantenimiento como un todo, en cualquier organización, y aparecen todos los días mas y mas siglas confundidoras para los que si quieren y si hacen muy motivados un mal o un buen mantenimiento, en fin por ultimo lo que realmente cuenta es que lo hagan.

En nuestro continente, en particular en América del Sur, tenemos el deporte del futbol más internalizado que una religión en las grandes multitudes de hinchas y fanáticos, sin embrago no es así para quienes lo practican en enfrentamientos deportivos nacionales, regionales y mundiales, pues bien si alguien quiere “fabricar” un equipo de futbol tiene que contar mínimo con once operadores en “la línea” y once en “la banca” (disponibilidad), un director e instructor técnico, un preparador físico, un paramédico ,un quinesiólogo, un reglamento interno que se deriva de una normativa nacional que a su vez lo hace de una internacional y mas la infraestructura básica para practicar ,me refiero a la cancha o campo de juego, entre muchas cosas más. Esa superficie de terreno tiene áreas geométricas diseñadas y calculadas para el logro de un juego armonioso, pero todas las canchas o campos de juego del mundo no son iguales ,hay de distintas dimensiones, pero por extraña casualidad todas tienen solo dos arcos o porterías, no hay ninguna con tres o cuatro, es obvio que así sea, pero esa lógica de que todo es obvio, es increíble que no se aplique en el mantenimiento, si comparamos los millones de dólares que mueve al año la industria del futbol con el volumen de cientos de millones de dólares que se pierden mundialmente por un mantenimiento malo o no mantenimiento, obtengan ambas cifras y se impactaran. Continuando con el ejemplo de este deporte que trastorna cerebros y acelera corazones en especial mucho más de quienes los observan jugar que los de los jugadores mismos, para ello en mi país se utiliza un dicho muy sabio, que aplica para toda actividad que dice que antes de…”hay que rallar la cancha”, vale decir concordar la idea inicial con los requerimientos establecidos, para el ejemplo que se presenta en este trabajo y apoyado en un texto escrito por un general chino 500 años AC ,titulada “El arte de la guerra” ,obra jamás superada hasta el día de hoy, utilizada por todos los ejércitos del mundo en estos últimos 2500 años, últimamente se ha transformado en la “biblia ,versión 2” para el mundo de los negocios y las bolsas de valores y en ella encontramos que para dirigir , guiar , liderar o conducir hombres, ya sea como bomberos, ejecutivos bancarios, jugadores de futbol, vendedores, soldados, OPERADORES,MANTENDORES, etc, existen tres niveles de planificación , de objetivos y de conducción, esto fue ratificado en traducciones de otras obras, publicadas por otro milenario pueblo, los griegos, padres indiscutidos de la moderna civilización occidental, la cultura, la política, las artes, los deportes, las ciencias y las guerras (con sus estrategias ,operaciones, tácticas, objetivos, etc.), etc., se concluye que solo hay tres niveles que tienen su propia lógica, la que es más que obvia:


NIVEL ESTRATEGICO:

Altas gerencias Objetivos Estratégicos, a largo plazo… (Plan Estratégico Operacional…).

NIVEL OPERATIVO:

Medianas Gerencias Objetivos Operativos, a mediano plazo... (Plan Matriz del Mantenimiento…).

NIVEL TACTICO:

Supervisores, jefes de turnos y mantenedores Objetivos a corto plazo... (Ordenes de Trabajos de Mantenimiento…).

En ese contexto el modelo propuesto considera que la estandarización del mantenimiento viene dada por las normas y pas que ya han sido publicadas y las que están por serlo. En la figura 1 se muestra en líneas generales y a solo modo de ejemplo ilustrativo, los niveles de los distintos marcos, con sus respectivos objetivos y el flujo de retroalimentación propio de todo proceso de mejora continúa:

NIVEL ESTRATEGICO: TODO EL CAMPO DE JUEGO, vale decir toda la empresa. Esa es el área en que aplican las ISO 55000 “Asset Management”, las que tienen carácter de genéricas sobre los cinco (5) activos que la componen (incluidos los activos físicos)…

NIVEL OPERATIVO: EL MEDIO CAMPO, vale decir la mitad de la empresa. Esa es el área en que aplicaban las PAS 55000-2008/20124”Asset Management”, las que tenían carácter de especificas sobre todos los activos físicos. La relación de tamaños entre dicha área comparada con la otra mitad que comparten los otros cuatro (4)activos de la empresa, sin estar dibujados a escala es muy cercana al valor real de los activos físicos fijos (plantas) y los activos fiscos móviles(flotas ) v/s el valor del resto de activos de la empresa…

NIVEL TACTICO: LA ZONA DEFENSIVA, (donde se meten los goles) vale decir una zona más pequeña, que tiene índices de Benchmarking internacionales que parten privilegiando a aquellas empresas que ocupan la superficie de m²mas pequeña destinada al mantenimiento correctivo no programado . Esa es el área en que aplicaran las EN 16646 “Maintenance-Maintenance”, las que tiene carácter de exclusivas, recomiendo adquirir su Draft ya es 100% aplicable de inmediato, no olvidar que el sentido común, el menos común de todos los sentidos, normalmente apoya en la toma acertada de decisiones en cualquier ámbito que sea.

Por último, se muestran las fases del Ciclo de Vida de un Activo Físico las que son muchas más y muy variadas, pero hoy en día se aceptan mayoritariamente las siguientes, que conforman muy claramente tres etapas o estados y que nos recuerdan donde participa “activa y directamente” el mantenimiento:

FIGURA No. 2 El Ciclo de Vida de un Activo Físico

El activar, coordinar, ejecutar y articular las tres etapas o estados, se conoce como “Gestión de Activos Físicos”.

Finalmente algunas consideraciones muy personales, pero que deseo compartir con todos los colegas mantenedores integrantes de la gigantesca comunidad del mantenimiento, he colocado el grafico que aparece en la figura No 2, para que nos detengamos por solo algunos minutos en nuestras agitadas vidas profesionales y cada quien se pregunte en su intimidad, en que numero de esta arbitraria escala se encuentra ubicado actualmente. Podremos disentir en la cantidad de fases, etapas o estados y en las actividades que son parte de cada una de ellas, pero sumando y restando, no obtendremos cosas muy distintas a las que aquí se muestran.

Los mantenedores que están posicionados en las etapa de diseño y fabricación dan el puntapié inicial, poco a poco se han acercado a como quisieran los “usuarios” (operadores y mantenedores) que fueran los activos físicos, donde muchos de ellos a veces pasan su vida laboral completa, bastante ya se ha avanzado en ese sentido.

Los mantenedores que están en la fase de adquisición de la etapa de obtención, deben ser inclaudicable en defender siempre, a como dé lugar la compra de activos físicos que faciliten mas la posibilidad de mantenerlos y ayudar con ello a calcular así, a la casi borrada por el modernismo, nuestra querida mantenibilidad, tratando de no sucumbir ante los embrujos de los mercaderes encantadores de serpientes. ¡¡¡ Difícil y a veces muy compleja misión!!!

No es de uso frecuente que se nos considere en todas las fases, en el caso del mantenimiento y por lógica debe de ser así, puesto que también es válido que ”pasteleros a tus pasteles”, pero cada día que pasa la función mantenimiento se ha ido posicionando en los niveles más altos dentro de la pirámide organizacional y en muchos casos algunos mantenedores ya han “hecho cumbre” como decimos los montañistas, ocupando la cúspide de la pirámide organizacional de la empresa, vedado por más de medio siglo. Pero hay algo muy claro, que nunca debemos de olvidar, que somos una función de… y aunque se nos considerara en las nueve (9) fases o en parte de ellas del Ciclo De Vida de un Activo Físico, cosa necesaria, lógica y más que posible, es en la etapa dos (2), fase No 6, donde debemos ser “cabeza de ratón y no cola de león”.

Esta fase, vocacionalmente es la más apasionante y realizadora de todas, ya que en ella se deben conducir a los activos más difíciles de toda la organización, me refiero a los seres humanos pensantes que son los mantenedores ejecutantes y para con ello cumplir la misión universal que impone el mundo productivo y de los servicios, hacer que los activos físicos hagan ininterrumpidamente, aquello para lo cual fueron adquiridos. Por si todo lo anterior fuera poco, debemos de formar a todos los mantenedores nuevos y como se formula en el viejo y comprobado TPM, también debemos considerar en ello a los operadores, para que sepan interpretar las señales que entrega todo activo que esta por fallar, hablo de esa capacitación personalizada que se hace introduciendo al elemento nuevo en el mundo del mantenimiento, no provocándole un rechazo inicial que lo enviara inevitablemente al cajón de los “cachureos”, corroído por resentimientos imborrables.

Raúl Jiménez D’Aquino

Consultor Mantenimiento
MAPREMAQ®

Para referenciar este documento:

Electronic Document: D’Aquino, Raúl Jiménez. La estandarización de “La Gestión del Mantenimiento dentro de la Gestión de los Activos Físicos en el proceso de Gestión de Activos de una empresa” (NORMA ISO 55000: 2014, PAS 55-2008 y DRAFT NORMA EN-16646).

[en línea]. Noviembre de 2014. [fecha que se cita xx/xx/20xx]. Disponible en Internet: Radical Management, Sostenibilidad, Mantenimiento y Gestión de Activos <http://se-gestiona.radical-management.com>

Portal <http://www.radical-management.com>